Panduan penyusunan Renstra

PENYUSUNAN RENCANA STRATEGIS

INSTANSI PEMERINTAH DI LINGKUNGAN DEPDIKNAS

( Acuan Inmendiknas No : 1/U/2002 )

I. RASIONAL

Banyak cara dalam penyusunan rencana strategik sebuah lembaga sesuai dengan konsep yang dikembangkan para ahli manajemen, akan tetapi bila sebuah lembaga telah memiliki acuan yang telah ditetapkan sebaiknya acuan tersebut sebagai rujukan utama. Teori dan konsep rencana strategi sebagian besar lahir dari konsep bisnis, misalnya: IE (Internal-Eksternal) matrik, SPACE (Strategic Position and Action Evaluation) matrik, Grand Strategy matrik, TOWS matrik dan BCG, dan sebagai penetapan alternative strategi dapat menggunakan QSPM (Quantitative Strategies Planning Matriks) . Diantara konsep-konsep tersebut yang tidak menggunakan parameter bisnis adalah: Matrik TOWS. Sehingga dalam penyusunan renacana strategis yang akan dibahas akan mengambil rujukan Inmendiknas No: 1/U/2002 yang menggunakan konsep TOWS matrik.

Dengan mempelajari Instruksi Presiden Nomor 7 tahun 1999, tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, disusul dengan Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara nomor :589/IX/6/Y/99 tentang penjelasan teknis penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, juga merujuk pada Instruksi Mendiknas No. 1/U/2002 tentang Pelaksanaan Akuntabilitas di lingkungan Depdiknas, maka penyusunan Rencana Strategi sekolah sebaiknya, menggunakan referen peraturan tersebut, agar memudahkan para Manajemen maupun Pelaksana dalam menyusun laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah dalam bentuk Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP).

Pengembangan sistematika penulisan rencana strategi dimungkinkan untuk dikembangkan lebih rinci maupun lebih komprehensif, hal tersebut sangat tergantung pada kesiapan tim penyusun renstra lembaga yang bersangkutan. Dalam dokumen rencana strategik perlu dilampiri Renstra dalam bentuk matrik yang mengikuti format PS yang dikeluarkan oleh Lembaga Administrasi Negara (LAN). Dalam matrik tersebut telah tersusun sedemikian rupa sehingga memudahkan dalam penyusunan laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah dalam bentuk LAKIP.

Penyusunan rencana strategi sebuah lembaga yang perlu dipertimbangkan adalah adanya kaitan yang erat antara Renstra dan LAKIP, sehingga petugas penyusun laporan akuntabilitas akan dengan mudah melihat keterkaitan antara keduanya. Dengan logika demikian maka dapat disimpulkan bahwa laporan akuntabilitas tersebut merupakan satu tolok ukur keberhasilan dari renstra lembaga tersebut.

Semoga penjelasan teknis penyusunan dokumen renstra ini dapat membantu tim penyusun renstra lembaga untuk memahami langkah-langkah penyusunan. Akhirnya dengan harapan semoga penyusunan renstra di masing-masing lembaga memiliki persepsi yang sama dan tidak menutup kemungkinan setiap lembaga untuk mengembangkan sesuai dengan dinamika yang terjadi di lingkungan masing-masing.

II. KONSEP RENCANA STRATEGIS

1. Pengertian.

Rencana strategis dalam teori manajemen dikenal dengan istilah “manajemen strategis”. Konsep manajemen strategis sering digunakan dalam dunia bisnis. Dan dalam sistem manajemen modern mengimplementasikan konsep tersebut dalam sebuah organisasi lebih sering disebut dengan istilah “Rencana Strategis” atau merupakan Strategi yang direncanakan atau disesain sesuai dengan kondisi lingkungan yang ada. Berikut beberapa ahli manajemen mendiskripsikan pengertian strategi:

a. Strategi merupakan respon secara terus menerus maupun adaftif terhadap peluang dan ancaman eksternal serta kekuatan dan kelemahan internal yang dapat mempengaruhi organisasi (Argyris : 1985 , Mintzberg : 1979 , Steiner dan Miner : 1977 ).

b. Strategi adalah alat yang sangat penting untuk mencapai keunggulan bersaing (Porter : 1985).

c. Strategi adalah kekuatan motivasi untuk stakeholders, seperti debtholders, manajer, karyawan, konsumen, komunitas, pemerintah dan lain-lain, baik secara langsung maupun tidak langsung menerima keuntungan atau biaya yang ditimbulkan oleh semua tindakan yang dilakukan oleh perusahaan (Andrews : 1980 , Chaffe : 1985).

d. Strategi merupakan tindakan yang bersifat incremental (senantiasa meningkat) dan terus menerus, dilakukan berdasarkan sudut pandang tentang apa yang diharapkan oleh para pelanggan di masa depan (Hamel dan Prahalad : 1995).

e. Strategic management can be defined as the art and science of formulating, implementing, and evaluating cross-functionals that enable an organization to achieve its objective (Fred R. David ; 2003)

Dari beberapa pengertian yang diutarakan para ahli manajemen tersebut pada dasarnya menjelaskan bahwa strategi mengandung pengertian-penertian sebagai berikut:

a. Merupakan tujuan jangka panjang untuk mencapai keunggulan bersaing.

b. Merupakan respon jang adaftif terhadap kondisi yang akan datang.

c. Merupakan kegiatan terus menerus yang senantiasa meningkat.

d. Yang selalu berorientasi pada pelanggan/ kastemer.

e. Merupakan kekuatan motivasi bagi penyelenggara dan masyarakat

f. Selalu bertitik tolak dari peluang dan ancaman, kekuatan dan kelemahan

g. Selalu berangkat dari apa yang dapat terjadi dan bukan apa yang terjadi

h. Merupakan paduan konsep dan seni dalam merumuskan, melaksanakan dan mengevaluasi untuk mencapai tujuan organisasi.

2. Fungsi Perencanaan.

a. Penerjemah kebijakan Umum: kebijakan umum ditetapkan oleh pimpinan, perlu diterjemahkan secara konkrit, jelas, komprehensi dan bertahap.

b. Perkiraan yang bersifat ramalan: perkiraan masa depan yang dianalisis secara ilmiah berdasarkan fakta dan data masa lalu dan sekarang

c. Berfungsi ekonomi: sumber daya yang terbatas, maka pemanfaatannya perlu perencanaan yang matang sesuai dengan kebutuhan

d. Memastikan suatu kegiatan: rencana yang mengatur hak dan kewajiban, tugas dan tanggung jawab serta wewenang mereka, sehingga staf akan bekerja dengan penuh kepastian.

e. Alat koordinasi: koordinasi merupakan kegiatan penting dalam pelaksanaan fungsi manajemen dalam mencapai tujuan, kaitan pekerjaan satu dgn yang lain, kapan dan bagaimana pelaksanaan, sehingga menjadi terpadu dan harmonis

f. Alat/sarana pengawasan: manajer untuk mengetahui apakah suatu kegiatan telah dilakukan dengan hasil memuaskan, realisasi sesuai/tidak.

3. Macam Perencanaan.

a. Dilihat dari sisi waktu :

1) Perencanaan Jangka Panjang: perencanaan masih berbentuk garis-garis besar yang bersifat sangat strategis dan umum, rencana menjangkau waktu 20 – 30 tahun ke depan.

2) Perencanaan Jangka Menengah: perencanaan jangka panjang dipecah menjadi beberapa tahapan pelaksanaan jangka menengah, setiap tahapan disesuaikan dengan prioritas, dengan rentang waktu 3 – 5 tahun.

3) Perencanaan Jangka Pendek: kurun waktu paling lama satu tahun, mungkin satu bulan, kwartal, atau tengah tahun. Perencanaan ini lebih konkret, rinci, terukur dan sasaran jelas, penjadwalan, metode dan sumber daya.

b. Dilihat dari sisi tingkatan manajemen :

1) Perencanaan Strategis: seni dan ilmu untuk pembuatan, penerapan, dan evaluasi keputusan strategis antar fungsi yang memungkinkan organisasi mencapai tujuan.

2) Perencanaan Operasional: merupakan bagian dari rencana strategis, lebih mengarah pada bidang fungsional, sifatnya spesifik dan jangka pendek.

4. Pendekatan

Pendekatan dalam membuat perencanaan sebuah organisasi menurut (Husein Umar: 2001) ada beberapa pendekatan, yaitu:

a. Pendekatan Atas – Bawah (Top – Down Approach): Perencanaan dibuat pimpinan, unit dibawahnya tinggal melaksanakan.

b. Pendekatan Bawah – Atas (Bottom – Up Approach): Pimpinan memberikan gambaran situasi dan kondisi (visi, misi, tujuan sasaran dan sumber daya), memberi kewenangan kepada unit di bawah.

c. Pendekatan Campuran (Combination Approach): Pimpinan memberikan petunjuk perencanaan secara garis besar, rencana detail diserahkan kpd kreativitas unit di bawahnya.

d. Pendekatan Kelompok (Group Approach): Perencanaan dibuat oleh sekelompok tenaga ahli, biasanya Biro Perencanaan.

5. Tahapan Strategi

Menurut (David: 2003) “The strategic management process consists of three stages: strategy formulation, strategy implementation, and strategy evaluation. Pada dasarnya proses manajemen strategis mengikuti 3 tahapan tersebut, yaitu: rumusan kebijakaan strategi, strategi pelaksanaan dan strategi evaluasi. Dokumen rencana strategi akan berisi kebijakan strategi dan rancangan strategi pelaksanaan, sedangkan pelaksanaan dan strategi evaluasi dalam bentuk laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah (LAKIP).

The strategic formulation includes developing a vision and mission, identifying an organization’s external opportunities and threats, determining internal strengths and weaknesses, establishing long-term objectives, generating alternative strategies, and choosing particular strategies to pursue. Sebagian besar dokumen rencana strategis merupakan uraian tentang “strategic formulation” secara garis-garis besar dari sebuah lembaga atau organisasi.

Strategy implementation requires a firm to establish annual objectives, devise policies, motivate employees, and allocate resources so that formulated strategies can be executed. Strategi implemetasi dapat digunakan sebagai lampiran dokumen rencana strategis dalam bentuk matrik atau format, hal tersebut akan mempermudah dalam penyusunan laporan akuntabilitas.

Strategy evaluation is the final stage in strategic management,

… and three fundamental strategy evaluation activities are:

a. Reviewing external and internal factors that are the bases for current strategies

b. Measuring performance, and

c. Taking corrective actions.

Strategi evaluation akan menjadi bagian penting dari laporan akuntabilitas kinerja sebuah lembaga atau organisasi.

6. Model-model penyusunan rencana strategis.

III. STRATEGI PENYUSUNAN RENSTRA.

1. Tim penyusun

Tim penyusun renstra disarankan merupakan representasi dari seluruh unit kerja yang ada di lembaga tersebut. Akan lebih efektif bila anggota tim tersebut adalah mereka yang langsung menangani program di setiap unit kerja. Jumlahnya lebih baik tidak lebih dari 5 orang sebagai tim inti. Untuk mendapatkan hasil yang optimal maka tim tersebut dapat melakukan presentasi dihadapan staf pimpinan dan staf lain yang relevan untuk mendapatkan masukan, kritik dan saran-saran.

2. Strategi penyusunan.

Strategi penyusunan dapat ditempuh melalui tim kecil penyusunan renstra. Kegiatan menjaring informasi dapat ditempuh melalui brainstorming kemudian disusun dalam satu sistematika yang ditetapkan. Untuk mencari masukan tidak harus melalui pertemuan formal akan tetapi dapat ditempuh dengan cara konsultasi pada pimpinan unit kerja yang di perlukan informasinya dan dianjurkan juga menjaring informasi dari “stake holders” lainnya, seperti orang tua (komite sekolah), Dinas Pendidikan atau pihak-pihak lain yang peduli terhadap sekolah tersebut. Dalam menyusun kerangka pikir renstra harus selalu memperhitungkan visi, misi, tupoksi lembaga/unit dan kebijakan pimpinan. Penyempurnaan perlu dilakukan terus menerus sejalan dengan kebijakan pimpinan lembaga maupun kebijakan pendidikan nasional.

IV. SISTEMATIKA DAN KOMPONEN RENSTRA

Penulisan dokumen rencana stratejik menurut Inmendiknas No. 1/U/2002 disarankan dengan struktur penulisan seperti berikut:

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I : PENDAHULUAN

A. Rasional.

B. Dasar Hukum

C. Tujuan.

D. Sasaran.

BAB II : ORGANISASI DAN TATA KERJA.

A. Organisasi

B. Tugas Pokok dan Fungsi

C. Mekanisme Kerja.

BAB III : RENCANA STRATEGIS.

A. Visi, Misi dan Nilai-nilai.

B. Tujuan, Sasaran dan Aktivitas Organisasi.

C. Analisa Lingkungan Internal (ALI) dan Analisa Lingkungan Eksternal (ALE).

D. Strategi pendekatan kebijakan.

E. Program dan Kegiatan.

BAB IV : PENUTUP

LAMPIRAN.

1. Matrik Rencana strategis model PS

2. Matrik Jadwal Pentahapan.

3. Matrik Diskripsi Program.

V. PENJELASAN TEKNIS PENULISAN

Untuk mempermudah dalam penyusunan rencana strategis, berikut diberikan penjelasan teknis sebagaimana aturan dalam mengembangkan penyusunan Renstra. Penggunaan susunan kalimat sepenuhnya diserahkan pada tim penyusun Renstra lembaga yang bersangkutan, selama memenuhi persyaratan : keterbacaan dan mudah dimengerti oleh pembacanya.

KATA PENGANTAR :

Kata pengantar merupakan pengantar dari Pimpinan Unit Kerja yang bersangkutan dan uraiannya pada umumnya berisi tentang : Pentingnya penyusunan renstra, kebijakan pokok lembaga, keterlibatan seluruh unsur, proses penyusunan dan ucapan terima kasih.

DAFTAR ISI

Daftar Isi merupakan petunjuk bagi pembaca untuk mecari halaman berapa yang akan dibaca. Daftar Isi dapat dibuat lebih rinci sesuai dengan rincian yang ditulis. Kata Pengantar dan Daftar Isi diberikan nomor halaman menggunakan romawi kecil (i, ii, iii… dst). Sedangkan untuk Bab I sampai Lampiran nomor halaman mengunakan angka (1, 2, 3… dst).

BAB I : PENDAHULUAN

A. Rasional.

Rasional berisi uraian tentang perlunya penyusunan renstra dalam mencapai visi dan misi lembaga, dukungan peraturan dan perundangan yang mewajibkan lembaga menyusun renstra. Kebijakan-kebijakan penting dari pimpinan Departemen maupun Direktorat Jenderal yang dapat dijadikan rujukan akan lebih melengkapi rasional yang akurat. Pendekatan manajemen baik secara konsep maupun pengalaman emperik, penjelasan teknis juga perlu diperhatikan. Uraian rasional cukup singkat, jelas dan mudah dimengerti sehingga pembaca dapat mengikuti alur pemikiran tentang penyusunan renstra.

B. Dasar Hukum

Dasar hukum memuat daftar urutan UU, PP, Perpres, Inpres, Permendiknas dan Instruksi Menteri maupun SK Dirjen sebagai landasan hukum yang mewajibkan penyusunan renstra atau merupakan suplemen tentang Rencana Strategis.

C. Tujuan Penulisan

Menjelaskan tujuan penulisan Renstra tersebut, yaitu penyusunan renstra dalam mencapai visi dan misi lembaga.

D. Sasaran Penulisan

Sasaran yang dimaksud adalah sasaran penulisan atau indikator keberhasilan dari penulisan renstra ini, merupakan pernyataan hasil yang hendak dicapai.

BAB II : ORGANISASI DAN TATA KERJA.

A. Organisasi

Menjelaskan dasar hukum dari struktur organisasi sekolah yang bersangkutan, baik melalui narasi maupun bagan struktur organisasi, atau menggunakan keduanya yaitu narasi dan bagan struktur organisasi.

B. Tugas Pokok dan Fungsi

Menjelaskan tugas pokok dan fungsi sekolah dari eselon yang paling tinggi sampai eselon yang rendah. Biasanya diambil dari SK Organisasi dan Tata Kerja lembaga tersebut (contoh : untuk Dit.Jen Mutendik dari Permendiknas Nomor: 8 Tahun 2005).

C. Mekanisme Kerja.

Menjelaskan mekanisme kerja lembaga baik internal maupun eksternal, dapat diambil dari SK yang berlaku dan dapat dilengkapi atau dijelaskan dengan bagan mekanisme kerja internal dan eksternal.

BAB III : RENCANA STRATEGIS.

A. Kebijakan Nasional Strategis

Dalam kerangka penulisan renstra kebijakan nasional tidak dimasukkan, tetapi akan lebih lengkap bila kebijakan nasional tersebut perlu dimunculkan sebagai acuan penulisan dan pengembangan rencana strategi. Kebijakan Nasional Strategis diambil dari kebijakan tingkat Nasional, biasanya sudah tertuang dalam Program Pembangunan Nasional (Propenas) dan Rencana Strategis yang disusun oleh Departemen Pendidikan Nasional atau Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah. Dari beberapa kebijakan yang ada diambil kebijakan yang sesuai dengan Tupoksi lembaga.

B. Visi, Misi dan Nilai-nilai.

Menjelaskan visi, misi dan nilai-nilai yang disusun dengan urutan :

1. Visi : diambil dari visi lembaga (kalau sudah ada), kalau belum ada maka perlu disusun terlebih dahulu.

2. Misi : diambil dari misi lembaga (kalau sudah ada)

3. Nilai-nilai : berisi tentang nilai-nilai dasar atau falsafah yang dijunjung tinggi oleh seluruh staf untuk dijadikan landasan operasional dalam mencapai visi dan misi lembaga.

C. Tujuan, Sasaran dan Aktivitas Organisasi.

1. Tujuan : menjelaskan tujuan dari setiap misi lembaga, yang dapat diuraikan dalam satu atau beberapa tujuan

.

2. Sasaran : menguraikan tentang sasaran setiap tujuan, sebaiknya penulisan sasaran dengan pernyataan kuantitatif yang hendak dicapai dalam jangka panjang.

3. Aktivitas Organisasi : menguraikan daftar kegiatan manajemen mulai dari penyusunan renstra, koordinasi, memfasilitasi, konsolidasi, pengendalian melalui monitor dan evaluasi, tindak lanjut hasil ME dan penulisan laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah (LAKIP)

D. Analisa Lingkungan Internal (ALI) dan Analisa Lingkungan Eksternal (ALE).

1. Analis Lingkungan Internal (ALI)

Menguraikan analisa lingkungan internal terbagi dalam 2 kondisi yaitu :

a. Kekuatan : menguraikan tentang potensi yang dimiliki lembaga yang diperkirakan akan mampu memberikan dukungan yang kuat untuk mencapai visi dan misi lembaga.

b. Kelemahan : menguraikan tentang kelemahan lembaga yang diperkirakan akan menghambat tetapi dibutuhkan dalam mencapai visi dan misi lembaga.

2. Analisa Lingkungan Eksternal (ALE)

Menguraikan hasil analisa lingkungan eksternal yang terbagi dalam 2 kondisi :

a. Peluang : menguraikan kondisi peluang yang ada di luar lembaga, yang memungkinkan dapat mendukung tercapainya visi dan misi lembaga.

b. Ancaman : menguraikan kondisi di luar lembaga yang merupakan ancaman lembaga atau minimal akan menghambat lembaga dalam mencapai visi dan misi lembaga.

E. Strategi pendekatan kebijakan.

Menguraikan strategi pendekatan yang perlu di tempuh dengan cara anallisa strategi TOWS, menjadi strategi: S – O; S – T; W – O; dan W – T dan rumusan strategi tersebut dapat juga dijadikan kebijakan sekolah.

1. Strategi S–O: Optimalkan S dan O sehingga menjadi strategi yang produktif dan efektif.

2. Strategi S–T: Optimalkan S dan menekan T sehingga menjadi strategi yang produktif.

3. Strategi W–O: Minimalkan W dan optimalkan O sehingga menjadi strategi yang dapat memanfaatkan peluang dalam mencapai visi dan misi.

4. Strategi W–T: Minimalkan W dan T atau pertahankan kondisi W dan T kalau bisa di minimize dengan strategi ini.

Dalam merumuskan strategi pendekatan matrik TOWS diperlukan kemampuan dan wawasan yang cukup luas khususnya tentang kebijakan lembaga yang bersangkutan, tupoksi lembaga, arah visi dan misi. Strategi yang dihasilkan merupakan kebijakan makro dari sekolah tersebut, oleh karena itu dalam penulisannya memiliki cakupan yang luas. Rumusan kebijakan ini akan menjadi rujukan dalam penetapan program-program lembaga, selanjutnya diuraikan menjadi kegiatan yang lebih terinci, realistis dan terukur.

F. Program dan Kegiatan.

Pada dasarnya menguraikan program jangka panjang dalam bentuk kegiatan – kegiatan yang harus dilakukan dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Program dinyatakan dalam kata benda dan merupakan program dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya. Program dan kegiatan ini disarankan mengacu pada program dan kegiatan setiap unit kerja atau sub unit kerja, seperti kebijakan yang disebutkan sebelumnya. Dalam dokumen Renstra cukup sampai program-program lembaga..

Program : merupakan pernyataan kumpulan kegiatan yang mengacu pada tujuan dan tupoksi Unit Kerja tersebut (biasanya dalam bentuk kalimat yang dibendakan)

Kegiatan : merupakan uraian dari program dalam bentuk kegiatan-kegiatan untuk mencapai sasaran, sesuai dengan kebijakan lembaga. Penulisan kegiatan dalam bentuk kalimat kerja dan terukur secara kuantitas yang akan dicapai dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

Penulisan kegiatan bila diuraikan dalam matrik PS-1/2/3/4/5 maka kegiatan tersebut pernyataannya harus sudah terukur.

BAB IV : PENUTUP

Dalam uraian penutup menjelaskan proses penyusunan yang berhasil dengan baik atas dukungan semua pihak, dan hasilnya akan dapat bermanfaat bagi seluruh pimpinan maupun staf sehingga semua pihak dapat memberikan kontribusi dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari. Biasanya juga termasuk ungkapan terima kasih.

LAMPIRAN.

Dalam lampiran dokumen renstra dapat dilampirkan beberapa matrik sebagai ringkasan dokumen renstra. Matrik tersebut antara lain:

1. Matrik Rencana strategis model PS

2. Matrik Pentahapan.

3. Matrik Diskripsi Program.

VI. PENUTUP

Demikian penjelasan teknis penyusunan rencana strategi sekolah dengan rujukan Inmendiknas Nomor: 1/U/2000. Namun demikian tidak menutup kemungkinan masing-masing sekolah dapat mengembangkan sesuai dengan kebijakan maupun tuntutan sekolah setempat. Yang terpenting adalah dokumen Rencana Strategi dapat diukur untuk diketahui tingkat kinerjanya melalui laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah. Semoga penjelasan teknis ini dapat membantu tim dalam menyusun rencana strategi lembaga dan laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah (LAKIP).

LAMPIRAN:

1. Format matrik Perencanaan Stratejik (format PS).

2. Format matrik Jadwal Pentahapan

3. Format matrik Diskripsi Program